[SDM-ADMINISTRATION] Gestion des habilitations
Une habilitation est l’attribution de droits d’accès et de permissions à des utilisateurs selon leurs rôles. Elle détermine qui peut accéder à quelles fonctions et données, assurant ainsi la sécurité et l’efficacité des opérations. Lorsque vous évoluer sur la Salle des Marchés, vous avez différents rôles qui font que vous avez accès à des fonctionnalités ou qu’au contraire vous êtes limité dans vos usages.
Voici les différents rôles existants pour la Salle des Marchés :
Administrateur acheteur : Peut créer/gérer des consultations et modifier les habilitations des autres acheteurs de votre structure/collectivité
Acheteur : Peut créer/gérer des consultations
Observateur : Peut accéder aux modules Sourcing et Base DCE
Les habilitations sont gérées par l’agent disposant de l’autorisation appropriée pour cette tâche. Cet agent est chargé d’attribuer, modifier ou révoquer les accès des utilisateurs en fonction de leurs rôles et besoins opérationnels.
Quand vous débuter sur la Salle des Marchés, il est toujours intéressant de vérifier à quelle fonctionnalité vous avez accès. Pour cela, cliquez sur le bouton “Administration”.
Une fois sur Administration, cliquez sur “Gérer les Habilitations”.
Vous serez dirigé vers la partie Gestion des agents de la Salle des Marchés. Pour modifier les habilitations, cliquez sur “Gérer les habilitations”. Une fenêtre pop-up va s’ouvrir (pensez à l’autoriser si vous êtes sur le navigateur Mozilla Firefox). Dans cette fenêtre, vous verrez plusieurs menus déroulants (gestion des consultations, contrats…). Pour enlever/ajouter une fonctionnalité, cochez/décochez sur la case correspondante.
Cliquez sur “Enregistrer et fermer” pour valider vos choix.
Vous pouvez utiliser la Salle des Marchés sans être acheteurs publics. Ainsi vous aurez accès à certains modules présents sur la plateforme : le module Sourcing et le module Base DCE.
Sourcing : idéal pour les demandes de devis, la préparation en amont d’un projet d’achat et surtout la recherche d’entreprise/fournisseur.
Base DCE : donne accès une bibliothèque de documents techniques (RC, DCE…) pour vous aider dans la rédaction de votre marché public.
Pour obtenir un compte observateur, vous pouvez faire la demande via le formulaire de contact Mégalis.
NB : les agents ayant un compte observateur ne peuvent pas créer ou modifier des consultations.
Si vous souhaitez donner accès à vos consultations à des personnes extérieures (un Assistant à Maitrise d’ouvrage par exemple…), c’est possible depuis le socle Mégalis Bretagne. Une fois le compte créé, veillez à bien limiter ses habilitations et accès pour qu’il ne puisse pas voir ou modifier les consultations qui ne le concerne pas.
Nous attirons votre attention sur le fait que vous restez responsable juridiquement de votre marché et nous vous invitons à privilégier la transmission des questions à votre AMO et la récupération des réponses pour les apporter vous-même directement aux entreprises.
Pour donner accès à une personne extérieure, il faut donc :
- Créer un compte sur le socle avec le rôle Acheteur
- Depuis la Salle des Marchés, lui mettre uniquement les habilitations suivant les actions qu’il aura à faire.
- L’inviter sur la consultation depuis l’onglet “8-Accès” lors de la création de votre consultation. Si votre consultation est déjà créée, depuis la page de détails puis “Droits d’accès” si votre consultation est en ligne. L’ajouter sur votre consultation avec le rôle “Suivi avec habilitation”
Liste des habilitations à lui mettre
Voir les questions :
- Voir les questions des entreprises
- Suivi seul du registre des questions
Pas de possibilité de répondre aux entreprises
Voir et répondre aux questions des entreprises
- Gérer le registre des retraits
- Modifications de la consultation après validation (le type de consultation doit être adapté à la consultation)
L’utilisateur peut voir les messages envoyés aux entreprises après envoi de l’info de modification de la consultation
- Voir les offres des entreprises
- Accès au tableau des réponses
L’utilisateur peut uniquement voir les candidatures et offres et les télécharger (si elles sont ouvertes par les collectivités). Il peut instruire les offres et passer à l’attribution.
- Voir, ouvrir et analyser les offres
- Accès au tableau des réponses
- Ouvrir les offres en ligne
L’utilisateur peut instruire les offres et passer à l’étape Décision.
Une fois votre consultation terminée, pensez à bien supprimer le compte sur le socle après utilisation car sinon la personne extérieure aura toujours accès à la consultation.