[IDELIBRE – ADMIN] : Envoyer les convocations et interagir avec les élus
Ce tutoriel concerne la création, la modification et le suivi d’une séance.
Vous pouvez faire ces actions à partir d’un compte administrateur ou gestionnaire de séance.
Version 4.2.9
Pour se connecter à Idelibre, référez-vous au tutoriel [IDELIBRE – ADMIN/GESTIONNAIRE] : Se connecter à Idelibre
Pour envoyer les convocations et invitations, cliquez sur l’oeil, soit à la fin de la création de votre séance :
soit, toujours en cliquant sur l’oeil depuis le tableau de bord des séances créées :
Cliquez ensuite sur « Destinataires » :
Au choix, vous pouvez :
- envoyer à tous les destinataires (élus + personnels administratifs + invités), en cliquant sur « Envoyer à tous les destinataires«
- envoyer de façon unitaire en cliquant sur l’icône en forme d’avion en regard du nom de la personne concernée :
: Pour avoir la possibilité d’ajouter un destinataire de type « personnel administratif » ou « invité », il faut au préalable
- avoir créé les comptes en question et les avoir associés au type de séance,
- et avoir joint un fichier d’invitation. En effet, les élus sont « convoqués », tandis que les personnels administratifs et les invités sont « invités ». Si vous n’avez pas joint de fichier d’invitation, vous n’aurez pas la possibilité d’ajouter des personnels administratifs et des invités dans les destinataires
Vous pouvez aussi :
- envoyer les convocations uniquement aux élus
- envoyer les invitations à destination des personnels administratifs et invités :
Lorsque vous envoyez un document, c’est le modèle de mails lié à votre type de séance qui est utilisé (voir tutoriel [IDELIBRE – ADMIN] : Gestion des emails d’invitation et de convocation) pour l’envoi.
Si vous utilisez « Notifier à nouveau« , vous pourrez à tout moment notifier une nouvelle fois tous les destinataires de la séance (élus, personnels administratifs et invités) :
Vous devrez alors rédiger un objet et un message pour ce mail de notification renouvelé, puis cliquez sur « Envoyer » :
