[IDELIBRE – ADMIN/GESTIONNAIRE] : Création et suivi des séances
Ce tutoriel concerne la création, la modification et le suivi d’une séance.
Vous pouvez faire ces actions à partir d’un compte administrateur ou gestionnaire de séance
Version 4.2.9
Pour se connecter à Idelibre, référez-vous au tutoriel [IDELIBRE – ADMIN/GESTIONNAIRE] : Se connecter à Idelibre
Dans l’interface d’Idelibre, cliquez sur « Séances« , c’est le premier menu par défaut après la connexion :
(remarque : si vous êtes connecté en tant gestionnaire, vous n’avez que les sous-menus « Séances » et « Tableau de bord » disponibles)
Pour créer une nouvelle séance, cliquez sur « Ajouter » :
Sur l’écran de création de séance, vous allez :
- renseigner le type de séance (il faut avoir au préalable créé un type de séance cf. tuto)
- renseigner la date et l’heure
- renseigner le lieu
- mettre un fichier format PDF de convocation (obligatoire)
- mettre un fichier format PDF d’invitation (facultatif)
- activer le bouton si vous souhaitez qu’un fichier de rendez-vous soit intégré au mail de convocation (afin que la séance soit reportée dans le calendrier de la messagerie)
- déterminer la durée de la séance afin de réserver le créneau nécessaire dans les calendriers (si activation de l’option précédente)
- Permettre ou non une participation à distance
- quand vous avez tout renseigné, vous pouvez cliquer sur « Enregistrer«
A NOTER : les champs « Type de séance« , « date et heure » et « Lieu » seront éventuellement réutilisés sous forme de balises (#typeseance#, #dateseance#, #heureseance#, #lieuseance#) dans vos modèles de mail de convocation (cf. tuto)
Une fois votre séance enregistrée, vous arrivez sur la liste des destinataires :
- vous retrouvez automatiquement la liste des personnes convoquées d’office en fonction du type de séance. Vous pouvez éventuellement en supprimer à l’aide de la poubelle à côté du nom
- vous pouvez ajouter des élus
- vous pouvez ajouter des personnels administratifs (si vous avez joint un fichier d’invitation)
- vous pouvez ajouter des invités (si vous avez joint un fichier d’invitation)
- une fois tous les champs utiles complétés, cliquez sur « Enregistrer les modifications«
Une fois les modifications enregistrées sur les destinataires, cliquez sur l’onglet « Projets » pour ajouter les documents de la séance :
Ici vous pouvez ajouter des documents et/ou des projets. Vous pouvez ajouter dans « documents » les informations qui ne sont pas des points à l’ordre du jour (par ex : compte-rendu, PV de la séance précédente, synthèse…) Chaque « projet » est un point à l’ordre du jour.
Vous pouvez ajouter donc cliquer sur « Ajouter des documents »
» :
Sélectionnez en local les différents documents (format PDF) que vous souhaitez ajouter pour vos points à l’ordre du jour, puis cliquez sur « Ouvrir » :
Vos documents s’ajoutent automatiquement. Chaque document est un « projet » (= point à l’ordre du jour) :
Vous pouvez :
- modifier le nom du point à l’ordre du jour (par défaut, Idelibre reprend le nom du fichier PDF)
- supprimer un point à l’ordre du jour
- indiquer un rapporteur pour le point à l’ordre du jour parmi les élus convoqués
- indiquer un thème pour le point à l’ordre du jour parmi ceux que vous avez préalablement créés (cf. tutoriel [IDELIBRE – ADMIN] : Gestion des thèmes de séance)
- ajouter des annexes au point à l’ordre du jour (tous les formats sont possibles, mais seuls les PDF pourront être visualisés par la visionneuse d’Idelibre)Cliquer sur « Enregistrer les modifications » quand vous avez tout renseigné
Attention : La limite de poids des documents est la suivante : 150Mo par projet (annexes comprises) et 2Go la somme de tous les projets