Description
Vous retrouverez les informations relatives à votre compte sur l’espace d’administration (aussi appelé « socle ») présenté ci-après.
Accès au compte et gestion de votre collectivité
Toutes les actions décrites dans ce tutoriel peuvent être réalisées par la personne ayant les droits d’administration pour les services Mégalis Bretagne, dans la collectivité.
Pour accéder à nos services rendez-vous sur notre site : https://services.megalis.bretagne.bzh/
Renseignez votre mail et votre mot de passe dans la rubrique « Mon compte« , puis cliquez sur « Se connecter »
Cliquez sur : « Gestion de mon compte/mon entité »
Bienvenue sur la page d’accueil de l’espace d’administration des services Mégalis
Cet espace permet à l’administrateur de votre collectivité d’agir sur l’ensemble des informations relatives à sa collectivité, appelé ici « Organisme »
Gérer les coordonnées de son organisme
Cliquez ensuite sur « Gérer les coordonnées » pour arriver sur le menu Coordonnées
En cliquant sur « Modifier les informations« , vous accédez directement à la page ci-contre. Vous pouvez alors modifier les informations incorrectes ou compléter les informations manquantes : site internet, adresse, courrierl, NIC, logo…
Une fois les modifications terminées, cliquez sur « Enregistrer« .
De retour sur la page de votre compte, un message confirme la prise en compte de vos modifications
Gestion des utilisateurs déjà créés pour votre collectivité
En tant qu’administrateur de votre collectivité, vous avez la possibilité pour créer et affecter des droits aux utilisateurs sur les services que vous avez activé.
Pour poursuivre, cliquez sur « Liste des Utilisateurs »
Dans l’onglet « Utilisateurs« , vous retrouvez l’ensemble des utilisateurs disposant d’un compte pour votre collectivité.
4 actions peuvent être réalisées concernant les utilisateurs.
- Voir l’utilisateur
- Modifier l’utilisateur
- Réactiver ou désactiver l’utilisateur
- Supprimer l’utilisateur
Les informations et les rôles du compte utilisateur
Vous pouvez également cliquer sur un utilisateur pour accéder directement à son compte.
Commencez par vérifier les informations relatives à cet utilisateur
Si besoin, cliquez sur : « Modifier l’utilisateur« .
Dans la fiche de l’utilisateur, vous pouvez modifier les informations erronées et compléter les informations manquantes. C’est ici que vous pouvez associer un certificat électronique au compte Mégalis, notamment dans le cadre de l’utilisation du service de télétransmission des actes au contrôle de légalité.
Quand vous avez terminé vos modifications, cliquez sur : « Enregistrer »
Cliquez ensuite sur « Rôles » pour accéder à la gestion des droits de cet utilisateur.
Pour chaque service, vous pouvez attribuer un rôle à l’agent : utilisateur ou administrateur.
Cliquez sur « Modifier les rôles » si vous avez besoin de donner/retirer des droits.
Les services activés sont cochés en bleu, le rôle est disponible dans une liste déroulante.
Après avoir procédé aux vérifications et modifications éventuelles, cliquez sur « Enregistrer ». Un message confirme la prise en compte de vos modifications.
Créer un nouvel utilisateur
Vous avez la possibilité d’importer une liste d’utilisateurs afin de réaliser une création « en masse » ou de façon individuelle.
Création individuelle
Remplissez les champs obligatoires :
Important : l’adresse mail servira d’identifiant à l’utilisateur pour accéder aux services. Veillez à bien la renseigner.
Merci d’utiliser des adresses mail nominatives !
Important : Il n’est pas possible d’utiliser la même adresse mail pour plusieurs comptes utilisateurs.
Pour le cas d’un utilisateur n’ayant pas le choix que d’utiliser la même adresse mail pour deux comptes, vous pouvez éventuellement y ajouter un caractère pour différencier les deux comptes.
Exemple : b.dupond@mail.fr et b.dupond2@mail.fr.
Par contre le compte b.dupond2@mail.fr, s’il ne s’agit pas d’une vraie adresse mail, ne recevra pas les notifications mails des services Mégalis qui en utilisent (salle des marchés, tiers de télétransmission et parapheur notamment).
Cliquez sur Enregistrer .
Puis basculez sur l’onglet rôles :
- Cochez les cases correspondantes aux services auxquels vous voulez donner accès à l’utilisateur. Il n’aura accès qu’aux services cochés.
- Via le menu déroulant, donnez un rôle sur le service à l’utilisateur. Globalement, le rôle « Utilisateur » permet à minima d’utiliser les fonctionnalités de base du service. Pour les fonctionnalités avancées ou l’accès a certains paramétrages, voir à la gestion des autres comptes utilisateurs, préférez le rôle « Administrateur ».
- Cliquez sur « Enregistrer » pour terminer la création du compte de l’utilisateur. Vous pourrez gérer son compte comme vu précédemment.
Gestion de l’organigramme de votre collectivité
Certaines collectivités utilisent la notion de niveau ou d’organigramme. La gestion de ces niveaux est faite dans le menu « Gérer mes niveaux«
