[IDELIBRE – ADMIN] : Administration des comptes

Ce tutoriel concerne l’administration des comptes des utilisateurs de l’outil de convocation des élus :

• La création d’un compte 
• La modification d’un compte

Vous devez avoir les droits administrateur pour réaliser ces actions.

version : 4.2.9

Pour se connecter à Idelibre, référez-vous au tutoriel [IDELIBRE – ADMIN/GESTIONNAIRE] : Se connecter à Idelibre

Dans l’interface d’Idelibre, allez sur l’onglet « Séances » . Pour gérer vos utilisateurs, cliquez sur l’onglet « Utilisateurs » :

Vous avez alors plusieurs possibilités :

1. Pour ajouter un utilisateur cliquez sur « ajouter »
2. Vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs par lot (voir tutoriel [IDELIBRE – ADMIN] : Gestion des utilisateurs par lot)
3. Vous pouvez trier par colonne en cliquant sur le nom de la colonne
4. Vous pouvez forcer les utilisateurs à modifier leur mot de passe afin que le mot de passe corresponde aux normes de sécurité définies par l’administrateur, en cliquant sur « Invalidation des mots de passe« . Tous les utilisateurs recevront un mail les invitant à modifier leur mot de passe.
5. Une barre de recherche vous permet de chercher un compte en particulier à partir d’une information du profil (Nom, Prénom, Profil, etc.)

Une fois cliqué sur « Ajouter » (un nouvel utilisateur), renseigner les différents champs obligatoires.

• Renseigner son identité (Prénom/Nom) :

• Renseigner le nom d’utilisateur sans le suffixe de connexion.

Par exemple, renseignez « prenom.nom» pour que l’utilisateur se connecte ultérieurement avec l’identifiant prenom.nom@Loup. Le suffixe est identique à chaque utilisateur de la collectivité et est créé lors de la création du compte de la collectivité. Il est rappelé en gras ici « Loup » :

Ensuite, renseignez l’email. Veillez à bien renseigner une adresse valide. C’est sur cette adresse que les notifications seront envoyées et que les changements de mots de passe se feront :

Renseignez le profil de l’utilisateur, plusieurs profils utilisateurs sont possibles :

• Administrateur : il peut modifier/créer les comptes des utilisateurs et gérer les convocations. Il n’a pas accès à la « partie cliente » (le côté élu)
• Élu : ce sont les élus des séances (commissions/conseils/etc.). Il est convoqué aux séances, a accès à la partie « cliente » de i-delibRE, et voit l’ensemble de la séance (convocation, ordre du jour, projets et annexes)
• Gestionnaire des séances : il gère les séances exclusivement (envoi des convocations) sans avoir les droits d’administrateur
• Invité : il est invité aux séances, a accès à la partie « cliente » de i-delibRE, mais ne peut voir que le document d’invitation (cela peut être un journaliste par exemple)
• Personnel administratif : il peut être invité aux séances, a accès à la partie « cliente » de i-delibRE, voit le document d’invitation, et voit l’ensemble de la séance mais ne peut ni voir, ni créer des annotations

Si vous choisissez « Élu » :

1. vous pouvez ajouter un « Titre » (ex. Maire, conseiller, etc.) et vous pouvez définir un groupe politique parmi ceux définis préalablement (cf. tutoriel Gestion des groupes politiques). Ex. : « majorité », « opposition », etc.
2. renseigner le téléphone mobile. Il pourra être utile notamment lorsque la fonctionnalité d’envoi sms sera effective (prévue dans l’avenir)
3. définissez un mot de passe pour l’utilisateur (il n’y a pas d’obligation de sécurité, mais nous vous conseillons de choisir un mot de passe robuste

Vous avez ensuite la possibilité de choisir de définir ou non le mot de passe de l’utilisateur. Si vous cliquez sur « Oui », le champ « Mot de passe » puis « Confirmer » s’affiche.

Si vous choisissez « non » dans la boîte de dialogue « Voulez-vous définir le mot de passe de l’utilisateur?« , un mail sera envoyé à l’utilisateur l’invitant à définir son mot de passe selon les règles définies par l’organisation.

Cliquez ensuite sur « Enregistrer » pour enregistrer votre nouvel utilisateur :

Vous pouvez à tout moment revenir sur un utilisateur enregistré pour :

1. Réinitialiser le mot de passe utilisateur
   
2. le modifier
3. le supprimer