[GED – SHARE] : Administration – Gestion des règles
- Objectifs
- Accéder à la création d'une nouvelle règle
- Remplir le formulaire de création d'une règle
- 1 - Donner un nom à la règle
- 2 - Définir l'élément déclencheur
- 3 - Définir les actions déclenchées
- Enregistrer une règle
- Modifier / Supprimer une règle
- Créer une nouvelle règle sur un même dossier
- Executer des règles sur un dossier et ses sous-dossiers
- Lien vers les autres tutoriels
Vous pouvez définir des règles sur un dossier, c’est-à-dire le déclenchement automatique d’une ou plusieurs actions lorsqu’un document est importé dans un dossier, modifié, supprimé ou déplacé, par exemple : envoi d’un mail à un utilisateur, lancement d’un workflow de validation…
Les règles s’appliquent uniquement sur des dossiers ou sousdossiers.
Les règles appliquées à un dossier ne sont pas automatiquement répercutées sur les sous-dossiers.
Pour notre exemple, nous souhaitons mettre en place le fonctionnement suivant :
– Nous disposons déjà de trois dossiers : « Documents à valider » auquel un seul de nos collaborateurs a accès, « Documents rejetés » et « Documents validés »
– Lorsqu’un document est déposé dans le dossier « Documents à valider », nous souhaitons que :
- – un mail soit envoyé automatiquement à ce collaborateur lui demandant de valider ce document
- – un « workflow » soit lancé, c’est-à-dire que le collaborateur dispose des boutons « Approuver » et « Rejeter » dans les fonctionnalités du document .
- – S’il l’approuve, le document est automatiquement déplacé dans le dossier « Documents approuvés »
- – s’il le rejette, le document est automatiquement déplacé dans le dossier « Documents rejetés ».
Nous allons donc créer et appliquer une règle à notre dossier « Documents à valider ».
La création de règles est à réfléchir en interne, cela peut faciliter la gestion documentaire au quotidien, mais il est important au préalable de mettre à plat vos processus.
Processus en 3 étapes :
- Donner un nom à la règle
- Définir l’élément qui déclenchera la règle
- Définir les actions déclenchées
Voici la liste des actions possible s:
Retrouvez tous les tutoriel de la GED en cliquant sur ce lien.