[GED – SHARE] : Administration – Gestion des règles

Vous pouvez définir des règles sur un dossier, c’est-à-dire le déclenchement automatique d’une ou plusieurs actions lorsqu’un document est importé dans un dossier, modifié, supprimé ou déplacé, par exemple : envoi d’un mail à un utilisateur, lancement d’un workflow de validation…

Les règles s’appliquent uniquement sur des dossiers ou sousdossiers.

Les règles appliquées à un dossier ne sont pas automatiquement répercutées sur les sous-dossiers.

Pour notre exemple, nous souhaitons mettre en place le fonctionnement suivant :

– Nous disposons déjà de trois dossiers : « Documents à valider » auquel un seul de nos collaborateurs a accès, « Documents rejetés » et « Documents validés »

– Lorsqu’un document est déposé dans le dossier « Documents à valider », nous souhaitons que :

• – un mail soit envoyé automatiquement à ce collaborateur lui demandant de valider ce document
• – un « workflow » soit lancé, c’est-à-dire que le collaborateur dispose des boutons « Approuver » et « Rejeter » dans les fonctionnalités du document .
• – S’il l’approuve, le document est automatiquement déplacé dans le dossier « Documents approuvés »
• – s’il le rejette, le document est automatiquement déplacé dans le dossier « Documents rejetés ».

Nous allons donc créer et appliquer une règle à notre dossier « Documents à valider ».

La création de règles est à réfléchir en interne, cela peut faciliter la gestion documentaire au quotidien, mais il est important au préalable de mettre à plat vos processus.

Processus en 3 étapes :

• Donner un nom à la règle
• Définir l’élément qui déclenchera la règle
• Définir les actions déclenchées

Voici la liste des actions possible s:

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