Gestion électronique de documents

Un espace en ligne basé sur une arborescence de dossiers/sous-dossiers permettant de stocker des fichiers

– Gestion d’une arborescence documentaire, création modification, suppression de dossiers/sous dossiers
– Gestion des accès des utilisateurs à cette arborescence
– Versioning (conservation des versions antérieurs d’un document)
– Edition en ligne des documents
– Gestion des métadonnées liées au document
– Gestion de circuits simples de validation (workflow)

Ce service permet de stocker au même endroit des documents et d’assurer un accès transversale à ceux-ci à l’ensemble des agents d’une collectivité.

le service étant accessible en ligne, il peut bénéficier aux agents en télétravail/mobilité.

Il peut remplacer, en partie ou en totalité, une gestion documentaire sur un réseau local.

La Gestion Electronique de Documents n’est pas :

• un service d’archivage électronique
• un service de convocation électronique
• un service de sauvegarde des données des logiciels métier d’une collectivité

Ce service fait partie du bouquet de services.

La contribution est forfaitisée et mutualisée au niveau de l’EPCI.

L’accès à ce service est soumis à la signature :

– Pour les membres (Région, départements, EPCI), de la nouvelle convention d’accès au bouquet de services est disponible et vient remplacer la convention précédente : Convention membres 2020-2024

– Pour les communes, CCAS et CIAS, de la charte d’utilisation des services : Charte d’utilisation 2020-2024

– Pour les autres établissements de la convention d’accès au bouquet de services : Convention autres établissements 2020-2024

Ces documents sont à compléter, signer électroniquement et à nous renvoyer via notre formulaire de contact : Lien

L’entité doit désigner un ou plusieurs administrateurs en interne pour la gestion de la GED au quotidien (arborescence, droits d’accès des utilisateurs) qui est entièrement de son ressort.

Cet administrateur devra également former ses utilisateurs en fonction de l’organisation retenue au sein de la collectivité autour de la GED.

Mégalis ne se substituera pas à l’administrateur interne de la GED.

Il est à noter qu’il est attendu une bonne gestion sur le délai de conservation des documents et de leurs versions (suppression régulières et/ou versement en archives). Le Syndicat mixte apportera tout conseil nécessaire.

• Etape 1 : Remplir le fichier excel avec le nom, prénom et adresse mail de l’administrateur de l’outil et des utilisateurs souhaités de votre collectivité : ce service n’est plus activable

• Etape 2 : Trouver le logo de votre collectivité si vous souhaitez personnaliser votre interface

• Etape 3 : Nous envoyer le fichier excel dûment complété ainsi que votre logo via notre formulaire de contact (Attention ces deux pièces jointes ne doivent pas dépasser 6Mo) : Formulaire de contact

• Etape 4 : Une fois l’activation effectuée, Mégalis Bretagne communique à l’administrateur l’url de connexion ainsi que les identifiants et les mots de passe des utilisateurs et le contacte pour lui proposer une formation.

• 1 espace GED avec une arborescence de dossiers/sous-dossiers par défaut (modifiable ensuite par la collectivité)
• 5 licences utilisateurs activés par espace GED (utilisateurs s’étant connectés au moins une fois)
• Pour les entités < 10 000 hab = 50 Go de volume de stockage par défaut
• Pour les entités >= 10 000 hab = 100 Go de volume de stockage par défaut

Le CCAS est considéré ici comme un service de la commune et il est donc inclus dans la volumétrie proposée à celle-ci (5 licences utilisateurs et 50 ou 100 Go en fonction du nombre d’habitants).

Chaque collectivité peut commander via bons de commandes des extensions de volumétrie (hors bouquet de services) qui lui seront facturées :

• Pour une licence utilisateur = 32 € HT / an
• Pour 1 Go supplémentaire = 5,45 € HT / an

Pour commander des extensions, complétez et renvoyez via le formulaire de contact le bon de commande des prestations complémentaires : bon de commande

Nous restons à votre disposition pour échanger sur ce sujet.

Des tutoriels sont disponibles :

• Pour accéder aux tutoriels “administration” merci de cliquer ici
• Pour accéder aux tutoriels “utilisateur/interface ADF” merci de cliquer ici
• Pour accéder aux tutoriels “utilisateur/interface Share” merci de cliquer ici

Démonstration/formation possible en prise en main à distance ou en présentiel.

Des séminaires en ligne sont proposés régulièrement sur ce sujet, n’hésitez pas à consulter l‘agenda.

Pour toute demande, contacter l’assistance via le formulaire de contact.

Pour tout renseignement contactez Virginie, Maxime, Gwendal ou Mathieu à l’assistance via le formulaire de contact ou par téléphone au 02 23 48 04 54

Accès SHARE : https://ged.megalis.bretagne.bzh/share

Accès ADF : https://ged.megalis.bretagne.bzh/adf

Outil : Alfresco

Prestataire : ATOS / GIP SIB

Hébergement : Rennes, France