Description
Ce tutoriel dédié aux acheteurs publics, explique comment utiliser le calendrier d’exécution d’un marché sur la plateforme Mégalis.
Avant-propos
Afin d’assurer la gestion administrative au cours de la vie d’un contrat, le module propose un suivi des évènements d’exécution. L’objectif de cette fonctionnalité est triple :
- Structurer les étapes de la vie d’un contrat en regroupant les évènements d’exécution et les documents administratifs
- Avertir les agents des évènements à venir sur le contrat
- Permettre la gestion avancée des évènements clés
Accès au module d’exécution
Sur la page d’accueil de la salle des marchés, cliquez sur « Tous les contrats »
Accès au calendrier d’exécution
Lorsque vous êtes sur la page d’accueil, retrouvez le tableau de suivi du contrat souhaité, puis cliquez sur le bouton « Calendrier d’exécution ».
Présentation générale
1 : Ici vous pouvez recherchez vos évènements par mots-clés
2 : Pour chaque évènement, la solution permet un suivi de la réalisation. Ainsi un évènement peut avoir plusieurs statuts : « Non suivi », « En attente », « A venir », « Validé », « Rejeté ».
3 : Vous pouvez ajoutez plus de critères comme les contractants, le type d’évènement (ex : Résiliation) et la date.
4 : Le liste des évènements regroupent les différentes actions effectuées sur un contrat
5 : Le bouton « Ajouter un évènement » permet d’en créer un
Présentation d’un évènement
Un évènement est défini par les éléments suivants :
- Type : (par exemple : Bon de commande, Résiliation, Reconduction, Avenant…)
- Nom de l’événement
- Date : définie comme étant ponctuelle ou prolongée dans le temps (période).
- Suivi de la réalisation ou non : si une étape de validation a été ajoutée
- Contractant : prestataire concerné par l’évènement
- Commentaire
- Document d’exécution liés
- Alerte : Si une alerte mail a été demandée, combien de temps avant la fin définie de l’évènement cette dernière a-t-elle été demandée et quels en sont les destinataires
L’alerte contient un récapitulatif de l’évènement avec :
- La date d’envoi en fonction du délai de préavis et de la date de l’événement
- Liste de destinataires d’agents utilisateurs du module
- Liste de destinataires d’adresses mail libre