[SDM – EXECUTION] : Calendrier d’exécution
Afin d’assurer la gestion administrative au cours de la vie d’un contrat, le module propose un suivi des évènements d’exécution. L’objectif de cette fonctionnalité est triple :
- Structurer les étapes de la vie d’un contrat en regroupant les évènements d’exécution et les documents administratifs
- Avertir les agents des évènements à venir sur le contrat
- Permettre la gestion avancée des évènements clés
Sur la page d’accueil de la salle des marchés, cliquez sur “Tous les contrats”
Lorsque vous êtes sur la page d’accueil, retrouvez le tableau de suivi du contrat souhaité, puis cliquez sur le bouton “Calendrier d’exécution”
1 : Ici vous pouvez recherchez vos évènements par mots-clés
2 : Pour chaque évènement, la solution permet un suivi de la réalisation. Ainsi un évènement peut avoir plusieurs statuts : “Non suivi”, “En attente”, “A venir”, “Validé”, “Rejeté”.
3 : Vous pouvez ajoutez plus de critères comme les contractants, le type d’évènement (ex : Résiliation) et la date.
4 : Le liste des évènements regroupent les différentes actions effectuées sur un contrat
5 : Le bouton “Ajouter un évènement” permet d’en créer un
Un évènement est défini par les éléments suivants :
- Type : (par exemple : Bon de commande, Résiliation, Reconduction, Avenant…)
- Nom
- Date : définie comme étant ponctuelle ou prolongée dans le temps.
- Suivi de la réalisation ou non : si une étape de validation a été ajoutée
- Contractant : prestataire concerné par l’évènement
- Commentaire
- Document d’exécution liés
- Alerte : Si une alerte mail a été demandée, combien de temps avant la fin définie de l’évènement cette dernière a-t-elle été demandée et quels en sont les destinataires
L’alerte contient un récapitulatif de l’évènement avec :
- La date d’envoi en fonction du délai de préavis et de la date de l’événement
- Liste de destinataires d’agents utilisateurs du module
- Liste de destinataires d’adresses mail libre