RDV en ligne vous permet de gérer la prise de rendez-vous dans votre collectivité.
Ce service est dédié à la relation usager, il peut être utilisé uniquement en interne par les agents ou être en visibilité sur votre site internet.
C’est quoi rendez-vous en ligne ?
Côté collectivité
Vous aurez accès à une application comportant un agenda avec des créneaux de disponibilités selon des motifs de rendez-vous.
Les grandes fonctionnalités sont référencées ci après :
- Rechercher un RDV selon des critères : motif de RDV, agent…
- Rechercher un usager dans votre base de données de contacts
- Afficher la liste des RDV : par jour, par agent, pas lieu…
- Donner visibilité sur les RDV avec le module Statistiques : honorés, annulés…
- Configurer votre espace : les motifs de RDV, les lieux, les agents et la réservation en ligne.
Les cas d’usage remontés par les collectivités bretonnes :
- RDV en lien avec les titres services de l’ANTS
- RDV France Service
- RDV Urbanisme
- RDV CCAS
- RDV avec un élu
Côté usager
Les administrés pourront, sur votre site internet ou directement avec un agent d’accueil, réserver un créneau. Un système de notifications et de rappels vient compléter le dispositif pour éviter les RDV non honorés. Ils ont également la possibilité d’annuler un RDV.
Pour réserver depuis votre site internet, les administrés pourront soit se connecter avec FranceConnect ou avec une adresse mail.
Comment ça marche ?
On vous explique ici les 4 niveaux d’accès et les 4 concepts vous permettant de bien appréhender RDV en ligne pour l’adapter à vos cas d’usage.
4 rôles pour s’adapter à votre organisation interne
Selon votre taille et vos besoins, votre espace RDV en ligne est composé d’une ou plusieurs organisations.
Agent admin d’espace
Un agent admin d’espace a visibilité et a accès aux options de configuration sur tous les services et toutes organisations de l’espace.
Agent admin d’organisation
Un agent admin a accès à l’onglet paramètres de l’organisation. Cela lui permet de créer des motifs, des lieux et d’inviter des agents dans l’organisation à laquelle il est rattaché.
Agent basique
Le statut agent basique est le premier niveau d’accès. Il permet d’utiliser toutes les fonctionnalités de planification de rendez-vous.
Agent d’accueil
Un agent d’accueil, peut accéder à l’agenda de tous les agents de l’organisation, quel que soit leur service et gérer les rendez-vous de tous les agents de l’organisation.
Vous pouvez mixer les différents rôles au sein de votre collectivité. Une personne peut gérer l’espace, l’organisation et gérer les RDV avec ls usagers.
Architecture
3 notions importantes pour construire votre espace :
- Espace : c’est votre collectivité
- Organisation : se sont les lieux de RDV sur votre collectivité
- Service : le service qui est rattaché au lieux de RDV
Pour une petite collectivité
Dans cet exemple, il n’y a qu’un agent dans la collectivité qui gère tous les RDV avec les usagers.
Pour une collectivité de taille moyenne
Dans cet exemple, l’organisation s’articule autour de 4 agents et 2 lieux de RDV.
Les agents des 2 services sont étanches : les agendas, contacts et rdv sont bien séparés. Seul l’agent d’accueil a visibilité sur l’ensemble, dans le cadre de ses missions.
Allez plus loin…
On peut aller encore plus loin en compartimentant par lieu, notamment dans le cas de prestataires externes qui doivent avoir visibilité uniquement sur leur agenda dédié. C’est le paramétrage qui a été réalisé dans le cas de France Rénov par exemple.
N’hésitez pas à nous contacter pour élaborer ensemble ce type de paramétrage.
Utilisation obligatoire de Proconnect
L’accès aux services de l’ANCT (Agence nationale de la Cohésion des Territoires) nécessite des comptes « ProConnectés ».
Mégalis Bretagne assure cette proconnexion via son socle d’entités, qui implique que l’accès sera possible UNIQUEMENT aux comptes utilisateurs Mégalis basés sur un nom de domaine professionnel.
De plus, Mégalis Bretagne devenant votre fournisseur d’identité, tous les agents susceptibles d’avoir accès à une plateforme de l’Etat dans le cadre de leurs missions, devront disposer d’un compte Mégalis pour continuer à y accéder.
Les grandes étapes de mise en place
- Préparer le terrain :
- Partager l’ambition à l’échelle de votre collectivité
- Identifier un service moteur, une personne référente pour embarquer tout un service
- Déployer progressivement et selon les cas d’usages
- Identifier les besoins avant de paramétrer
- S’assurer que tous les agents ont une adresse mail nominative sur un nom de domaine professionnel
- Demander l’activation du service via formulaire de contact
- Paramétrer son espace depuis le menu configuration avec dans l’ordre :
- Ajouter le référent avec un rôle administrateur
- Ajouter les autres agents avec un rôle basique
- Configurez les motifs de RDV
- Indiquez les lieux de RDV
- Autoriser ou non la réservation en ligne
- Déclarer les disponibilités et plages d’ouvertures des motifs
- Former vos agents et tester l’application via formulaire de contact ou webinaire sur le sujet