EN COURS DE CONSTRUCTION
Les agents sont déclarés dans chaque organisation de votre espace. Ainsi, un agent dans l’organisation A n’aura pas accès à ce qui se passe dans la B.
Les différents rôles
Agent administrateur
L’Agent administrateur a une visibilité étendue sur toutes les organisations auxquelles il est associé. Il peut :
- Accèder à l’agenda de tous les agents de l’organisation, quel que soit leur service ;
- Modifier les plages d’ouverture, les indisponibilités et les rendez-vous de tous les agents ;
- Acceder au menu Configuration, lui permettant de :
- Inviter d’autres agents ;
- Créer et modifier des motifs de rendez-vous ;
- Ajouter des lieux de permanences;
- Modifier les informations de l’organisation.
Agent basique
L’Agent basique a accès aux fonctionnalités de planification de rendez-vous. Il peut :
- Gérer ses propres plages d’ouverture, indisponibilités et rendez-vous ;
- Gérer les rendez-vous des agents appartenant au même service.
L’agent basique n’a pas accès au menu Configuration, et ne peut donc pas modifier les paramètres de l’organisation.
Agent d’accueil
Un Agent d’accueil (anciennement agent affecté au service secrétariat) bénéficie de droits de visibilité supérieurs. Il peut :
- Accéder à l’agenda de tous les agents de l’organisation, quel que soit leur service ;
- Gérer les rendez-vous de tous les agents de l’organisation.
Le menu « Agents »
Pour ajouter des agents, il faut avoir un rôle d’administrateur.
RDV dans le menu Configuration, cliquez sur le menu Agents.
Vous avez accès à la liste des agents déclarés dans cet organisation, cliquez sur Ajouter un agent.
Inviter un agent
Pour inviter un agent :
- Saisissez l’adresse e-mail nominatif de l’agent (vous pouvez utiliser un alias)
- Sélectionnez le ou les services auxquels il sera affecté.
- Associez-le à la ou aux organisations concernées.
Vous devez inviter les agents individuellement. Il n’est pas possible d’envoyer des invitations à plusieurs adresses e-mail simultanément.
L’invitation doit être validée par l’agent dans un délai de 48 heures. Passé ce délai, vous devrez procéder à une nouvelle invitation.
Une fois l’invitation envoyée, l’agent recevra un e-mail contenant un lien lui permettant de rejoindre votre espace. L’agent devra obligatoirement valider cette invitation avant que vous puissiez gérer ses paramètres.
Gérer les droits d’accès des agents
Après validation de l’invitation par l’agent, vous pourrez :
- Modifier ses affectations aux services et organisations.
- Définir ou ajuster ses droits d’accès au sein de chaque organisation.
Gérer les notifications agent