Archivage électronique

Le service d’archivage électronique (SAE) déployé par Mégalis Bretagne permet aujourd’hui l’archivage intermédiaire :

– des marchés publics dématérialisés via la salle régionale des marchés,
– des actes télétransmis en Préfecture via le tiers de télétransmission Mégalis,
– des flux comptables télétransmis en Trésorerie via le tiers de télétransmission Mégalis.

Ce service fait partie du bouquet de services.

La contribution est forfaitisée et mutualisée au niveau de l’EPCI.

L’accès à ce service est soumis à la signature :

– Pour les membres (Région, départements, EPCI), de la nouvelle convention d’accès au bouquet de services : Convention membres 2025-2029

– Pour les communes, CCAS et CIAS, de la charte d’utilisation des services :  Charte d’utilisation 2025-2029

– Pour les autres établissements de la convention d’accès au bouquet de services : Convention autres établissements 2025-2029

Ces documents sont à compléter, signer électroniquement et à nous renvoyer via notre formulaire de contact.

Mégalis Bretagne procède au déploiement de ce service sans besoin pour les collectivités d’en faire la demande.

Les référents et “correspondants services” sont informés au fur et à mesure des mises en production.

A l’échelon intercommunal, le déploiement se fait pour l’intercommunalité et ses communes membres.

Chaque collectivité dispose de son propre espace d’archivage auquel elle est la seule à avoir accès en plus des services des archives départementales de son territoire.

Important

– Quand le service est activé pour une collectivité, un dossier de mise en service comportant un ensemble de documents lui est envoyé. Ce dossier comprend notamment la Politique d’archivage et la déclaration d’externalisation des archives qui doivent être complétés et signés par l’autorité d’archivage (le responsable légal) puis envoyés aux Archives départementales du territoire concerné.

– Service de télétransmission Actes et PES :

L’activation du service d’archivage électronique ne change en rien vos procédures habituelles.

Seule évolution, le dernier état visible sur le tiers de télétransmission sera dorénavant : “Archive acceptée par le SAE“.

– Sur la salle des marchés :

Des pré-requis doivent être respectés pour assurer la constitution d’une archive électronique conforme pour chaque marché :

Utilisez la messagerie de la salle des marchés pour tous vos échanges avec les opérateurs économiques (questions/réponses, négociations, rejet, attribution)
Passez votre marché à l’étape “Décision” et renseignez les informations relatives à ce statut.

Nous restons à votre disposition pour échanger sur ce sujet.

Des tutoriels sont disponibles dans l’onglet “Tutoriels“.

Pour toute demande complémentaire, contacter l’assistance via le formulaire de contact.

Pour tout renseignement contactez Virginie, Maxime, Gwendal ou Mathieu à l’assistance via le formulaire de contact ou par téléphone au 02 23 48 04 54

Prestataire : GIP SIB

Hébergement : Rennes, France