Les élections arrivent à grands pas et vous êtes nombreuses à nous interpeller sur la gestion de la publication des actes en préfecture et de l’envoi des flux comptables en trésorerie. Eléments de réponses côté Préfecture.
Jusqu’à la première séance du conseil
Le maire et les adjoints continuent l’exercice de leurs fonctions, y compris les fonctions de l’état civil, jusqu’à l’installation de leurs successeurs (art. L 2122-15, al. 2 du Code général des collectivités territoriales), c’est-à-dire jusqu’à la première séance du conseil municipal valablement déclarée ouverte.
Jusqu’à cette séance, le maire et les adjoints sortants gèrent les affaires courantes et/ou urgentes de la commune.
Comment gérer la transition entre deux mandats?
Dans le cadre des élections municipales des 15 et 22 mars prochain, pour garantir une continuité de service, il est indispensable de s’assurer que la télétransmission des actes et des flux comptables ne soit pas interrompue.
L’envoi des actes au contrôle de légalité (préfecture)
Extrait des consignes ministérielles
Les élections municipales sont susceptibles, dans certains cas, d’avoir une incidence sur la télétransmission des actes au contrôle de légalité. Cette dernière nécessite en effet l’utilisation d’un certificat d’authentification de télétransmission. Suivant le porteur de ce certificat, le renouvellement peut conduire à une interruption de la télétransmission. S’il est recommandé que ce certificat soit délivré à l’agent administratif chargé de la télétransmission, dans la pratique il est possible qu’il soit délivré avec un certificat de signature à l’autorité exécutive.
Lorsque le certificat est délivré à l’agent administratif, le renouvellement du conseil municipal aura peu de conséquence. L’agent pourra continuer à télétransmettre pour la collectivité malgré cela. Cette possibilité perdurera jusqu’à ce que l’autorité exécutive désigne si elle le souhaite une nouvelle personne pour assurer cette tâche.
Lorsque le certificat est délivré directement à l’autorité exécutive, la fin de son mandat entraine de plein droit la révocation de son certificat. Il ne pourra plus être possible de s’en servir pour télétransmettre ou signer électroniquement des actes. Pour que le renouvellement ne conduise pas à une interruption de la télétransmission, il est recommandé d’inciter ces collectivités à acquérir un certificat pour le compte de l’agent administratif qui sera chargé de l’expédition des affaires courantes au cours du renouvellement.
S’agissant des certificats de signature, ils restent valides jusqu’au renouvellement de l’exécutif. Passé cette date, il est possible de faire application du 1° de l’article L. 212-2 du code des relations entre le public et l’administration. Il permet de ne pas exiger la reproduction de la signature manuscrite dès lors que l’acte est notifié au moyen d’un téléservice et qu’il comprend mention du prénom, nom, qualité et service auquel appartient le signataire de l’acte.
Les conventions de télétransmission restent quant à elles valides bien qu’elles aient été signées par le maire sortant tant qu’elles ne sont pas dénoncées par la nouvelle autorité.
Pour rappel, lorsque vous utilisez Mégalis pour envoyer vos actes, il ne s’agit pas de signer l’acte mais d’authentifier l’action d’envoyer au contrôle de légalité.
N’hésitez pas à contacter directement votre préfecture sur ces sujets !
Le cas particulier des flux comptables (trésorerie)
Il est possible, pour un maire, de déléguer la signature des bordereaux de titre et de mandat au directeur général des services, au directeur général adjoint, au directeur général des services techniques ou encore aux responsables de services communaux.
L’article R.2122-8 de CGCT (Code Général des Collectivités Territoriales) précise que cette délégation ne peut être confiée qu’à un fonctionnaire de catégorie A. Une secrétaire de mairie ne peut donc pas signer des pièces comptables si elle ne relève pas de cette catégorie.
La délégation se fait par un arrêté qui doit nécessairement être publié, notifié au bénéficiaire et transmis au représentant de l’État dans le département. Cette délégation subsiste tant qu’elle n’est pas remise en cause.
La délégation tombe avec la fin du mandat de celui qu’il l’a confié. Il faudra donc, une fois le nouveau maire élu, effectuer un nouvel arrêté de délégation de signature au bénéfice de l’agent. Ainsi ce dernier pourra signer électroniquement tous les documents en attentant que le nouveau maire élu soit lui-même équipé de son propre certificat numérique.
Pour les communes ne disposant pas de personnel de direction, le nouveau maire ou président nouvellement élu a la possibilité de contacter son service de gestion comptable. Il pourra acquérir un certificat électronique temporaire et gratuit en attendant la délivrance de son certificat numérique.
N’hésitez pas à contacter directement votre trésorerie sur ces sujets !