Suite à de nombreuses demandes de collectivités, Mégalis Bretagne vous accompagne dans le changement d’un logiciel de gestion des actes.
Sachez que les conséquences d’un changement de logiciel de gestion des actes peuvent être nombreuses : tour d’horizon !
Se poser les bonnes questions
Vous utilisez actuellement Pastell pour télétransmettre vos actes au contrôle de légalité ? Mégalis Bretagne va bien plus loin : beaucoup de services sont automatiques et invisibles pour vous et vous permettent de répondre à vos obligations réglementaires !
On vous explique :
Vos actes sont archivés automatiquement à chaque envoi au tiers de télétransmission. L’archive comprend l’acte envoyé et l’accusé de réception de la Préfecture.
Grâce à une chaine de publication automatique, vos délibérations sont disponibles en opendata sur data.gouv et vous pouvez aussi utiliser la marque blanche de publication des actes pour publier automatiquement vos actes sur votre site internet.
Vous l’avez compris, à Mégalis, l’envoi des actes au contrôle de légalité c’est bien plus que ça !
Alors, faisons ensemble un tour d’horizon des questions à se poser pour prendre une décision éclairée.
Où sont hébergées les données ?
L’hébergement des données publiques des collectivités relève d’enjeux majeurs de sécurité, de souveraineté numérique et de conformité au règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Il faut donc veiller à ce que les données soient hébergées sur des infrastructures idéalement en France ou en Europe pour éviter toute exposition à des législations hors Union européenne.
Chez Mégalis Bretagne, l’ensemble des données sont hébergées par notre partenaire Numih France dans un data center hébergé à Rennes répondant à plusieurs normes et certifications normes (HDS- Hébergement de Données de Santé et tiers archiveur d’archives publiques).
Comment sont archivés les actes ?
Les documents produits dans le cadre de la dématérialisation des procédures administratives sont des archives publiques au sens de l’article L211-1 du Code du Patrimoine.
Ces archives numériques doivent être conservées selon des règles garantissant leur valeur juridique, au même titre que les archives papier.
Stocker des fichiers sur un disque dur ou un serveur classique ne suffit pas à en garantir la pérennité dans le temps. Seul le Système d’Archivage électronique ou SAE garanti l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité des documents au fil des années.
Chez Mégalis Bretagne, les actes sont automatiquement archivés auprès d’un organisme certifié. Le SAE assure l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité grâce au standard SEDA. Toutes les collectivités y ont accès librement.
Les délibérations sont-elles publiées sur les principes de l’opendata ?
La publication des actes est un enjeu majeur de transparence de la vie publique et de droit d’accès aux documents administratifs par les citoyens. Leur mise à disposition est encadrée par le livre III du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA) et la loi pour une République numérique promulguée en 2016. Les principes de l‘Opendata sont la règle par défaut dans un format ouvert, réutilisable et répondant au Socle des Données Locales.
Grâce à la chaine de publication automatique des actes, nous garantissons la publication des délibérations selon le schéma de données national sur data.gouv.fr. Les collectivités gardent la main sur leur statut (publié, non publié) avec la brique « Gestion de publication opendata ».
La publication automatique des actes sur votre site internet est-elle assurée ?
La dématérialisation est devenue le mode de publicité de droit commun pour les actes des collectivités territoriales depuis le 1er juillet 2022, conformément à l’ordonnance n° 2021-1310 et au décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021.
Mégalis Bretagne propose la marque blanche de publication des actes sur votre site internet, chaque collectivité peut mettre en place la publication de ses actes automatiquement sur son site internet en 3 clics. Une fois fait, vous n’avez plus rien à faire, tout est automatisé !
Vous avez des questions ?
Mégalis vous propose un webinaire sur la télétransmission des actes au contrôle de légalité.
Télétransmettre des actes et plus encore !
