[SDM – EXECUTION] : Calendrier d’exécution

Afin d’assurer la gestion administrative au cours de la vie d’un contrat, le module propose un suivi des évènements d’exécution. L’objectif de cette fonctionnalité est triple :

• Structurer les étapes de la vie d’un contrat en regroupant les évènements d’exécution et les documents administratifs
• Avertir les agents des évènements à venir sur le contrat
• Permettre la gestion avancée des évènements clés

Sur la page d’accueil de la salle des marchés, cliquez sur « Tous les contrats »

Lorsque vous êtes sur la page d’accueil, retrouvez le tableau de suivi du contrat souhaité, puis cliquez sur le bouton « Calendrier d’exécution »

1 : Ici vous pouvez recherchez vos évènements par mots-clés

2 : Pour chaque évènement, la solution permet un suivi de la réalisation. Ainsi un évènement peut avoir plusieurs statuts : « Non suivi », « En attente », « A venir », « Validé », « Rejeté ».

3 : Vous pouvez ajoutez plus de critères comme les contractants, le type d’évènement (ex : Résiliation) et la date.

4 : Le liste des évènements regroupent les différentes actions effectuées sur un contrat

5 : Le bouton « Ajouter un évènement » permet d’en créer un

Un évènement est défini par les éléments suivants :

• Type : (par exemple : Bon de commande, Résiliation, Reconduction, Avenant…)
• Nom
• Date : définie comme étant ponctuelle ou prolongée dans le temps.
• Suivi de la réalisation ou non : si une étape de validation a été ajoutée
• Contractant : prestataire concerné par l’évènement
• Commentaire
• Document d’exécution liés
• Alerte : Si une alerte mail a été demandée, combien de temps avant la fin définie de l’évènement cette dernière a-t-elle été demandée et quels en sont les destinataires

L’alerte contient un récapitulatif de l’évènement avec :

• La date d’envoi en fonction du délai de préavis et de la date de l’événement
• Liste de destinataires d’agents utilisateurs du module
• Liste de destinataires d’adresses mail libre