Accueil > [GED – COURRIER] : Utilisateurs – le module courrier

[GED – COURRIER] : Utilisateurs – le module courrier

Avant-propos

2 cas de figure :

  • un agent qui traite tout le courrier arrivé
  • un agent qui traite le courrier arrivé dans son service
1 - Les principes du module courrier

Vous arrivez sur la GED courrier :

 

 

Chaque répertoire de la GED courrier possède 3 répertoires, 3 statuts du courrier :

Validation Le courrier est en attente de validation
Traitement Le courrier est en cours de traitement
Terminé Le courrier est traité

 

Environnement de travail

Nous partons du principe que l’agent DGS a trois courriers à traiter, il s’agit de 3 courriers à destination du service voirie.

L’agent a l’habitude de ranger tous les courriers dans le répertoire 1 – Service Général

2 - Envoyer le courrier à un autre service

Dans notre cas de figure, l’agent est rattaché à la DGS. Les courriers sont scannés et déposés dans un répertorie « Arrivée courrier ».

Depuis ce répertoire, l’agent va distribuer le courrier dans les différents services.

 

Envoyer le courrier à un autre service

 

Étape 1 : cliquez sur les 3 points à droite du document que vous souhaitez traiter.

 

Étape 2 : cliquez sur « Faire suivre le courrier »

 

 

Étape 3 : cliquez sur « Démarrer le processus »

 

Étape 4 : renseignez le service destinataire, déterminez les options et cliquez sur « Terminer »

Dans notre exemple, le courrier est envoyé au service Voirie avec une demande de validation

 

 

Résultat : Le courrier disparait, il est déplacé dans le répertoire validation du service voirie.

3 - Le service destinataire traite le courrier

Alerte, un courrier vient d’arriver.

Le tableau de bord de l’agent voirie indique qu’un tâche l’attend, il s’agit d’un courrier.

 

Étape 1 : cliquez sur « Tâches non affectées » pour voir les courriers demandant un traitement.

Ici l’agent DGS a envoyé une demande de validation du courrier.

 

Étape 2 : cliquez sur « Me l’affecter » pour vous attribuer le traitement du courrier.

 

Traiter le courrier

L’agent voirie possède tous les droits pour modifier le document, y apporter une réponse.

 

Valider le traitement d’un courrier

 

Étape 1 : Retrouvez le courrier dans vos « Tâches à faire« .

 

Étape 2 : Cliquez sur le courrier.

 

Étape 3 :  Ouverture de la fenêtre de validation.

 

Dans notre exemple, nous allons écrire un commentaire puis valider.

 

Résultat : le document disparait des tâches, le courrier est rangé dans le répertoire traitement du service.

 

4 - Le courrier est traité par le service destinataire

L’agent DGS a une nouvelle tâche.

 

Étape 1 : cliquez sur « Tâches non affectées »

 

Étape 2 : puis cliquez sur « Me l’affecter »

 

Étape 3 : puis cliquez sur « Mes tâches à faire »

 

Étape 4 : cliquez sur le courrier, vous savez  que le document en en traitement, vous voyez le commentaire. Cliquez  sur valider.

 

Résultat : le courrier disparait de la liste de tâche, celui-ci a été approuvé, il est dorénavant rangé dans le répertoire « Terminé ».