[GED – COURRIER] : Utilisateurs – le module courrier
2 cas de figure :
- un agent qui traite tout le courrier arrivé
- un agent qui traite le courrier arrivé dans son service
Vous arrivez sur la GED courrier :
Chaque répertoire de la GED courrier possède 3 répertoires, 3 statuts du courrier :
| Validation | Le courrier est en attente de validation |
| Traitement | Le courrier est en cours de traitement |
| Terminé | Le courrier est traité |
Environnement de travail
Nous partons du principe que l’agent DGS a trois courriers à traiter, il s’agit de 3 courriers à destination du service voirie.
L’agent a l’habitude de ranger tous les courriers dans le répertoire 1 – Service Général
Dans notre cas de figure, l’agent est rattaché à la DGS. Les courriers sont scannés et déposés dans un répertorie « Arrivée courrier ».
Depuis ce répertoire, l’agent va distribuer le courrier dans les différents services.
Envoyer le courrier à un autre service
Étape 1 : cliquez sur les 3 points à droite du document que vous souhaitez traiter.
Étape 2 : cliquez sur « Faire suivre le courrier »
Étape 3 : cliquez sur « Démarrer le processus »
Étape 4 : renseignez le service destinataire, déterminez les options et cliquez sur « Terminer »
Dans notre exemple, le courrier est envoyé au service Voirie avec une demande de validation
Résultat : Le courrier disparait, il est déplacé dans le répertoire validation du service voirie.
Alerte, un courrier vient d’arriver.
Le tableau de bord de l’agent voirie indique qu’un tâche l’attend, il s’agit d’un courrier.
Étape 1 : cliquez sur « Tâches non affectées » pour voir les courriers demandant un traitement.
Ici l’agent DGS a envoyé une demande de validation du courrier.
Étape 2 : cliquez sur « Me l’affecter » pour vous attribuer le traitement du courrier.
Traiter le courrier
L’agent voirie possède tous les droits pour modifier le document, y apporter une réponse.
Valider le traitement d’un courrier
Étape 1 : Retrouvez le courrier dans vos « Tâches à faire« .
Étape 2 : Cliquez sur le courrier.
Étape 3 : Ouverture de la fenêtre de validation.
Dans notre exemple, nous allons écrire un commentaire puis valider.
Résultat : le document disparait des tâches, le courrier est rangé dans le répertoire traitement du service.
L’agent DGS a une nouvelle tâche.
Étape 1 : cliquez sur « Tâches non affectées »
Étape 2 : puis cliquez sur « Me l’affecter »
Étape 3 : puis cliquez sur « Mes tâches à faire »
Étape 4 : cliquez sur le courrier, vous savez que le document en en traitement, vous voyez le commentaire. Cliquez sur valider.
Résultat : le courrier disparait de la liste de tâche, celui-ci a été approuvé, il est dorénavant rangé dans le répertoire « Terminé ».
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