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[GED – COURRIER] : Administration – Paramétrer le module

Avant-propos

La gestion de courrier nécessite un premier temps de paramétrage des workflows.

Il faut d’abord travailler sur les circuits de la collectivité afin de paramétrer correctement l’outil.

1 - Activer le module courrier

Pour activer le module courrier d’un espace vous devez être gestionnaire de cet espace.

 

Sur l’interface ADF Pour activer le module courrier de la GED appuyer sur le bouton

Cela créera un site courrier spécifique qui reprend le même nom que votre site avec le suffixe courrier.

2- Créer les services de la collectivité

Vous devez au préalable créer les services qui gèrent les courrier.

Dans cet exemple, j’ai créé un service général qui reçoit le courrier. Je crée ensuite les différents services qui seront amenés à le traiter.

Pour créer un service, cliquez sur et donnez lui un nom.

Dans chaque Service il existe 3 dossiers Validation/traitement/terminé. Chaque dossier correspond à une étape dans le workflow de traitement de courrier. En autorisant l’accès a un dossier vous autorisez la personne à traiter cette étape

Ex : je donne les droits au chef de service voirie d’accéder au dossier validation, Il pourra alors réaliser l’étape de validation.

3- Donnez les droits à vos utilisateurs

Vous devez, à partir de l’interface Share, donner les droits à vos utilisateurs si vous souhaitez compartimenter les services (par exemple, je veux que seuls les agents du service voirie aient accès au courrier du dossier service voirie)

D’abord ajoutez les personnes au site courrier (cf tuto admin)

 

Ensuite ajouter les dans les groupes sur le site courrier (cf tuto gestion des groupes)

Deux types de droit existent Validation et traitement. Un agent ayant accès au groupe traitement pourra avoir accès au dossier traitement et pourra s’affecter cette tache, de même pour validation.

Ces deux droits correspondent aux étapes du workflow

Enfin gérer les droits au niveau de chaque dossier, décocher hériter les droits (cf tuto gestion des droits d’accès des dossiers).

Cela va permettre de compartimenter les dossiers.

Ex : seul le chef de service voirie pourra accéder au dossier validation du service voirie. Si vous ne le faite pas, tous les agents du service voirie aurons accès à tous les dossiers.